Что такое процесс онбординга

Успешная адаптация – это далеко не формальность, а этап, от которого в будущем будут зависеть мотивация, продуктивность, лояльность к компании и даже длительность сотрудничества. Именно поэтому все больше внимания уделяется внедрению и системному подходу к онбордингу. Этот процесс представляет собой комплекс мер, направленных на эффективное введение новичка в рабочую среду. Онбординг – это целая система, которую важно внедрять и развивать в компаниях разных направлений деятельности.

Что такое онбординг и значение его для компании и сотрудников

Онбординг, или адаптация персонала, – это структурированный процесс введения нового сотрудника в курс дел. Он охватывает первые дни, недели, месяцы его работы в компании. Основная цель – помочь новичку быстрее освоиться в корпоративной культуре, понять ожидания работодателя и начать продуктивно работать максимально быстро, как это возможно.

Если говорить с позиции сотрудника, то для него это возможность снизить стресс при выходе на новую работу, получение ясности в задачах и поддержки от коллектива, наставника. Для работодателя – эффективный инструмент снижения текучести кадров, повышения вовлеченности и сокращение времени на достижение рабочей продуктивности.

Онбординг персонала – это действия, которые выходят за рамки просто инструкций, подписания документов. Это комплексная стратегия, в которую включено обучение, менторство, регулярная обратная связь, социализация и четкое структурирование первых этапов в компании.

Задачи онбординга: как это облегчает жизнь новичку

Онбординг нового сотрудника выполняет сразу несколько важных задач, они важны для всех сторон. И вот что он дает:

• быструю интеграцию в команду. Адаптация помогает познакомиться с коллегами, наладить с ними коммуникацию, почувствовать себя частью коллектива и полноценно в него влиться;
• понимание корпоративной культуры. В том числе включается знакомство с миссией, ценностями, этическими нормами и правилами поведения в команде. Это даст возможность избежать неудобных ситуаций и в целом положительно повлияет на психологическое состояние новичка;
• обучение и развитие. Новичка обеспечивают необходимыми знаниями и инструментами для эффективного выполнения обязанностей;
• снижение уровня стресса. Поддержка в первые недели уменьшит уровень стресса, что поможет сохранить мотивацию, уверенность в своих силах, особенно если это новое направление деятельности;
• повышение продуктивности. Чем быстрее новичок войдет в курс дела, освоится, тем раньше он начнет приносить реальный результат. Правильная адаптация в этом случае дает ощутимый результат и для компании в том числе;
• удержание сотрудников. Качественный процесс онбординга напрямую влияет на решение остаться в компании в первые месяцы и в дальнейшем. Но это не означает, что адаптировать нужно только очень ценные кадры – так нужно делать с каждым новым сотрудником, независимо от должности.

Понимание того, что такое онбординг сотрудника, – это первый шаг. Далее мы детально расскажем об этом процессе.

Этапы онбординга

Онбординг сотрудников – это не однодневное событие, а поэтапный процесс, который нужно планировать и тратить на него время и ресурсы. Только в этом случае он даст результат. Можно выделить несколько этапов онбординга в зависимости от сроков нахождения того или иного сотрудника на его новом рабочем месте.

Предварительный: до первого рабочего дня

Этот этап начинается еще до официального выхода на работу. Основная цель – создать чувство заботы и того, что нового сотрудника ждут. Это должно ощущаться как от коллег, так и от руководства.

Основные действия:

• отправка приветственного письма с инструкциями по первому дню;
• предоставление необходимых документов: договоров, политики конфиденциальности, инструкций, корпоративной политики и т.д.;
• назначение куратора/наставника или ментора. Эту обязанность нужно возложить на опытного сотрудника, оптимально – менеджера по персоналу, специалиста HR-отдела;
• подготовка рабочего места, техники, доступов, если такие есть, корпоративной почты;
• информирование команды о приходе нового коллеги.

Новичок ощущает, что его ждут, поэтому выйдет на работу с уверенностью и позитивом. Это станет хорошим стартом.

Первый день

Онбординг персонала в первый день – это то самое первое впечатление, которое очень часто формирует отношение к компании. Важно включить такие элементы:

• теплый прием. Например, встреча с HR и/или руководителем;
• ознакомительная экскурсия по офису. Если сотрудник удаленный, то онлайн-обзор;
• презентация компании: история, миссия, ценности. Однако эта часть должна быть достаточно сжатой, чтобы не перегружать новичка информацией;
• инструктаж по технике безопасности, регламенту, правилам поведения;
• предоставление сотрудником и оформление необходимого пакета документов для трудоустройства;
• введение в структуру команды и знакомство с коллегами;
• подключение к внутренним системам, если они есть.

Это все поможет убрать напряжение в первый рабочий день. Кроме того, это начало создания чувства принадлежности, закладывание основы для будущей продуктивности.

Первая неделя

Это этап, когда новичок начинает вливаться в рабочие процессы и взаимодействовать с командой. Акцент идет на обучении и обратной связи. Основные задачи этого этапа онбординга:

• ознакомление с должностными обязанностями;
• прохождение обучения. Это могут быть внутренние курсы, документация, микрообучение;
• регулярные встречи с ментором для проверки адаптации;
• уточнение ожиданий по целям;
• введение в первые задачи с сопровождением руководителя.

На этом этапе сотрудник постепенно меняет роль новичка на активного участника команды.

Первый месяц и далее

Как правило, именно месяц или больше длится испытательный срок. За это время удается закрепить пройденный материал и развить автономность. Чтобы все прошло хорошо, нужно реализовать такие задачи:

• проведение один на один с руководителем обсуждения прогресса, важно регулярно давать обратную связь;
• максимальное погружение в командные процессы, участие в совещаниях;
• постановка личных целей и формализация ожиданий;
• определение сильных сторон и зон роста;
• постепенное привлечение ко всем проектам и инициативам компании.

После трех месяцев работы рекрутеры рекомендуют проводить адаптационное интервью: как сотрудник оценивает процесс онбординга. Важно понять, что было эффективным, а что нужно улучшить. Это поможет компании в будущем, в том числе автоматизировать многие процессы.

Лучшие практики и методы онбординга

Онбординг в HR – это четкость планирования и внедрение проверенных подходов. Далее несколько практик, которые помогают превратить адаптацию персонала в системный инструмент. Конкретнее:

• welcome-програма. Это цифровой или физический пакет с информацией о компании, ценностях, корпоративной культуре, ожиданиях. Он может включать брендированную продукцию;
• назначение ментора. Новичок не должен чувствовать себя покинутым, поэтому для его сопровождения необходимо назначить опытного коллегу, наставника. Он будет сопровождать его на протяжении месяца или дольше по необходимости. Тут многое зависит от конкретного профиля работы;
• план онбординга на 30-90 дней. Это такая себе дорожная карта с задачами, ожиданиями, целями и метками прогресса;
• микрообучение. Представляет собой короткие модули или видео для постепенного получения знаний. Такой формат исключит перегрузку, но заложит базу;
• регулярная обратная связь. Ее важность сложно переоценить, ведь запланированные встречи для проверки настроения, понимания материалов, устранения сложностей помогут новичку ощутить себя лучше, своим в коллективе.

Конечно, важный этап – это еще и знакомство с командой, участие в событиях, интеграция в корпоративную жизнь.

Советы по успешному онбордингу

Есть несколько секретов успешного онбординга, которыми пользуются известные компании, и это дает хороший результат. Среди них:

• незамедлительный старт. Начинать процесс адаптации нужно еще до первого рабочего дня. А как это сделать, мы рассказали выше;
• вовлеченность руководителя. Его персональное внимание повышает мотивацию. Однако тут многое зависит от конкретной должности новичка и его должностных обязанностей;
• четкость. Важно понятно и однозначно объяснять, что делать, как, с кем взаимодействовать. Ясность – это очень важно;
• фокус на корпоративной культуре. Это ценности компании, которые важны ничуть не меньше, чем должностные инструкции;
• учет индивидуальных особенностей. Не всем новичкам нужна одинаковая глубина сопровождения.

Также важный фактор, прежде чем новичок станет частью штата – это измерение эффективности. Обязательно нужно получить фидбек, собрать данные о плодотворности работы новых сотрудников, удовлетворенности.

Типичные ошибки в онбординге

Существует ряд ошибок, которые допускаются при внедрении онбординга. В первую очередь это отсутствие структуры. При таком подходе адаптация хаотичная, без плана. Соответственно, и результатов от нее ожидать не приходится.

Вторая частая ошибка – перенасыщение информацией в первый день. Новичок просто не успевает ее освоить. В результате теряется, приходит неуверенность и непонимание.

Серьезная проблема – это отсутствие обратной связи. Это может указывать на то, что компания просто не понимает, где есть сложности и как их устранить. Соответственно, и обратной связи не будет.

Иногда возникают проблемы с недостаточной социализацией, когда новичок физически и психологически изолирован от коллектива. Потом влиться в него крайне сложно. Важный аспект – это назначение наставника. Причем это должен быть тот сотрудник, который готов предоставить помощь в случае необходимости.

Ну и, конечно же, серьезная проблема – это онбординг «для галочки». Если подходить к адаптации формально, то и результатов ждать не стоит.

Заключение

Организация эффективного онбординга – это исключение всех приведенных ошибок. В этом поможет автоматизация, например использование приветственных писем, курсы обучения. Также необходимо назначить ответственных – линейного руководителя, ментора, HR.

Полезными будут и цифровые инструменты: CRM для отслеживания прогресса, LMS для обучения. Обязательно выстроить обратную связь и проводить периодические опросы, встречи один на один.

Результатами эффективного онбординга станут: снижение текучести кадров, быстрый выход на продуктивность, улучшение вовлеченности, позитивное влияние на HR-бренд, сокращение затрат на найм персонала.