Принимайте мудрые управленческие решения

Если вы руководите компанией, вам рано или поздно придется узнать, что такое делегирование обязанностей, и проработать данную процедуру на практике.

Суть проблематики

Когда руководитель вынужден расконцентрироваться и заниматься вопросами, не связанными с основной деятельностью, это влияет на состояние дел. В таких случаях часто возникает эффект «снежного кома», что может привести к полному провалу предприятия.

Зная, что такое делегирования полномочий, вы избежите данной ситуации. Используя этот инструмент, вы придете к эффективным решениям развития бизнеса. Далее вы узнаете, как правильно его реализовать.

Общие сведения

Рассмотрим, что представляет собой делегирование. Это передача определенного комплекса задач и полномочий подчиненным и распределение их в соответствии с должностями сотрудников. Допускается делегирование обязанностей, находящихся только в зоне ответственности и компетенции руководителя.

Примером может стать подготовка презентации к встрече с деловыми партнерами. В этом случае руководитель генерирует основную концепцию, а к непосредственной реализации проекта приступают уже его подчиненные.

Эффективное делегирование – это когда передача обязанностей имеет следующий итог:

1. Высвобождение времени руководителя, которое тот может использовать для решения первоочередных бизнес-задач.
2. Повышение квалификации персонала. В данном контексте схема очевидна – получая новые задания с высокой степенью ответственности, сотрудник приобретает опыт и новые знания, что усиливает его эффективность.
3. Возможность объективной оценки профессиональных качеств подчиненных, которые те проявляют в «боевых условиях». Как они справляются с делегированными задачами является хорошим показателем их квалификации, что может повлиять на дальнейшие кадровые решения.

Эффективное делегирование задач позволяет не только справляться с текущими вызовами. При грамотном подходе способствует укреплению психологической атмосферы в коллективе. Выполняя ответственные задачи, сотрудники понимают мотивацию руководителя и требования, которые тот предъявляет подчиненным.

Целесообразность процедуры

Делегирование обязанностей осуществляется в разрезе следующих рабочих моментов:

1. Мелкая рутина. Бронирование билетов, регистрация на деловые мероприятия, привлечение сотрудников к работе, как штатных, так и в формате аутсорсинга. Все это занимает немало времени, отвлекает от ключевых вопросов бизнеса, и делегирование таких задач совершенно необходимо.
2. Подготовительные работы. В этот комплекс входят изучение и составление базы потенциальных клиентов, анализ конкурентов, выборка информации для новых проектов.
3. Вспомогательные функции. Это могут быть ведение документации, запросы в государственные органы и прочее – все, чему легко научить сотрудника с целью высвобождения времени.
4. Узкоспециализированные задачи. Они не только забирают время, но и часто пребывают вне компетенции руководителя. Примером являются бухгалтерский учет, администрирование данных и т. д.
5. Разовые и текущие процессы, например организация обучения персонала, взаимодействие с клиентами.

Задачи могут передаваться как сотрудникам, находящимся в штате, так и приглашенным со стороны в формате аутсорсинга.

Основные принципы

Делегирование задач – это ответственный процесс. Он требует взвешенного и дифференцированного подхода. Например, нельзя делегировать полномочия, связанные с принятием решений, которые касаются ключевых бизнес-вопросов, стратегического планирования, увольнения сотрудников. Исключением является только непосредственный заместитель, который представляет интересы компании в момент отсутствия руководителя (командировка, болезнь).

Делегирование полномочий осуществляется только лицам, находящимся в непосредственном подчинении. Например, менеджер высшего звена не может сразу передать обязанности рядовому специалисту. Задачи получает заместитель, а тот, в свою очередь, может их делегировать нижестоящим сотрудникам.

Передача полномочий осуществляется в соответствии с законодательством и должностными инструкциями работников, которым передаются задачи. Менеджер продолжает нести ответственность за их действия, обязан оказывать им поддержку. Чтобы минимизировать проблемы, следует четко поставить задачи и обозначить сроки выполнения. Важно наличие у сотрудника квалификации для предстоящей работы. Делегирование полномочий желательно осуществлять своевременно, чтобы человек мог подготовиться.