Информационная система управления персоналом (HRIS)

В современном бизнесе управление персоналом HRM перестало быть только административной функцией. Сегодня это стратегический процесс, от которого напрямую зависят развитие компании, ее конкурентоспособность и эффективность. Информационный подход к работе с людьми стал стандартом, и именно здесь на помощь приходит HRIS-system — инновационный инструмент, позволяющий автоматизировать ключевые процессы и работать с данными о сотрудниках максимально прозрачно и эффективно.

Эксперт Sun One отмечает: «Компании, которые внедряют HRI-систему, получают комплексное программное обеспечение для развития и поддержки персонала, где каждый сотрудник — ценный ресурс, а процесс становится управляемым и прозрачным».

Что такое HRIS и зачем она нужна?

HRIS (human resource information system) — это информационная система, которая помогает компаниям вести учет кадров, анализировать процессы и поддерживать стратегическое развитие бизнеса. С ее помощью можно управлять наймом, адаптацией новых сотрудников, обучением, оценкой результатов и многими другими задачами.

Система HRIS нужна для того, чтобы:

• собрать все данные о сотрудниках в одном месте;
• снизить количество рутинных операций;
• повысить эффективность работы отдела HR;

Такое программное обеспечение помогает значительно улучшить взаимодействие между руководством и персоналом.

HRIS, HRMS и HCM: в чем разница?

На рынке часто встречаются похожие термины: HRIS, HRMS и HCM. Важно понимать их различия.

Система	Полное название	Основное назначение
HRIS	Human resource information system	Фокус на учет и хранение данных о сотрудниках, базовые процессы
HRMS	Human resource management system	Расширенные функции: рекрутинг, обучение, оценка эффективности
HCM	Human capital management	Стратегическое управление персоналом, развитие корпоративной культуры

Human resource system — база, на которой строятся более сложные решения. Программній продукт — это фундаментальная перестройка подхода к управлению людьми. Компания, внедрившая HRIS, получает не только повышение эффективности и снижение затрат, но и инструмент для развития корпоративной культуры и удержания талантливых сотрудников. Это огромное преимущество в условиях конкуренции за кадры.

Ключевые функции HRIS

Современная система HRIS включает ряд возможностей:

• учет кадров и управление документами;
• мониторинг рабочего времени и отпусков;
• управление наймом и адаптацией сотрудников;
• обучение и развитие персонала;
• аналитика и прогнозирование HR-процессов;
• контроль безопасности данных.

Такой функционал программы помогает компании автоматизировать рутину и сосредоточиться на главном — развитии сотрудников и бизнеса.

Преимущества внедрения HRIS для бизнеса

Эксперт компании Sun One отмечает: «HRIS management — не только про информацию и цифры, но и про создание среды, в которой сотрудник чувствует себя вовлеченным, а компания получает инструменты для роста».

Основные преимущества:

• экономия времени HR-специалистов;
• снижение ошибок в учете;
• быстрая обработка любого запроса;
• улучшение коммуникации в компании;
• рост прозрачности процессов.

Именно эти нюансы управления персоналом и автоматизации процессов, связанных с данным отделом компании, напрямую влияют на эффективность бизнеса.

Как выбрать HRIS: основные критерии

Выбор правильной HRIS-system — это важный этап, от которого зависит успех внедрения. Ключевые критерии:

1. Масштаб компании. Малый бизнес нуждается в простых решениях, крупные организации — в комплексных системах с модульной структурой.
2. Интеграция. Система должна работать в связке с бухгалтерией, CRM и другими корпоративными платформами.
3. Автоматизация. Чем выше ее уровень, тем меньше ручной работы у HR.
4. Удобство интерфейса. Его простота и интуитивность обеспечивают активное использование сотрудниками.
5. Аналитика. Возможность строить прогнозы и анализировать данные — ключевое условие для стратегического управления.
6. Поддержка поставщика. Важно, чтобы компания-разработчик обеспечивала техническое сопровождение и обновления.
7. Безопасность. Работа с персональными данными требует соответствия законодательным нормам и высоким стандартам защиты.

Хорошо выбранная HRI-система становится надежным помощником компании на годы вперед.

Этапы внедрения HRIS в компании

Внедрение HRIS-system — многоэтапный процесс, требующий внимания и ресурсов. Основные шаги:

1. Анализ текущего положения. Нужно изучить все кадровые процессы, выявить слабые места и сформулировать проблемы.
2. Постановка целей. Определяются задачи: ускорение рекрутинга, повышение точности учета, улучшение адаптации.
3. Выбор решения. Сравниваются варианты, проводится тестирование и принимается решение.
4. Интеграция. Система подключается к внутренним сервисам компании, включая финансы, документооборот, CRM.
5. Обучение персонала. Важно, чтобы HR-специалисты и сотрудники компании умели пользоваться новым инструментом.
6. Запуск и контроль. Система внедряется в рабочие процессы, анализируются результаты, собирается обратная связь.
7. Оптимизация. Предполагает постоянную доработку и настройку под новые запросы бизнеса.

Поэтапное и постепенное внедрение HRIS снижает риски и повышает отдачу.

Типичные ошибки при внедрении HRIS и как их избежать

Нередко компании совершают ошибки при внедрении HRIS-системы. Среди самых распространенных:

1. Недооценка масштаба. Проект затрагивает весь бизнес, а не только HR-отдел.
2. Отсутствие целей. Без четкого понимания задач невозможно оценить результат.
3. Слабое обучение. Без подготовки сотрудники сопротивляются новым процессам.
4. Игнорирование безопасности. Работа с персональными данными требует строгих правил.
5. Недостаточная поддержка руководства. Если топ-менеджмент не вовлечен, проект теряет приоритет.
6. Ошибки в бюджете. Затраты включают не только покупку, но и интеграцию, сопровождение и обновления.

Чтобы избежать этих проблем, нужно:

• четко формулировать цели и KPI-внедрения;
• выделить бюджет с запасом;
• организовать обучение сотрудников;
• привлекать экспертов;
• обеспечивать постоянный контроль и поддержку руководства.

Действуя поэтапно и структурировано вы сможете внедрить HRIS максимально результативно и снизить до минимума риски провала.

FAQ

Что такое система HRIS?
Это информационный инструмент для управления персоналом, позволяющий вести учет, хранить данные и автоматизировать ключевые HR-процессы.

Что представляет собой система HRIS для управления персоналом?
Это HRI-система, объединяющая кадровый учет, рекрутинг, обучение, адаптацию сотрудников и аналитику.

Что входит в систему управления персоналом?
Функции найма, ведения кадрового учета, обучения и развития, анализ эффективности, контроль времени и обеспечение безопасности.

Каковы 5 типов HRIS?

1. Системы кадрового учета.
2. Системы управления временем и посещаемостью.
3. Системы рекрутинга.
4. Системы обучения и развития.
5. Системы аналитики и прогнозирования.