Приймайте мудрі управлінські рішення

Якщо ви керуєте компанією, вам рано чи пізно доведеться дізнатися, що таке делегування обов’язків, і пропрацювати цю процедуру на практиці.

Сутність проблематики

Коли керівник змушений концентруватися на багатьох задачах, та займатися питаннями, не пов’язаними з основною діяльністю, це впливає на стан справ. У таких випадках часто виникає ефект «сніжної кулі», що може призвести до повного провалу підприємства.

Знаючи, що таке делегування повноважень, ви уникнете цієї ситуації. Використовуючи цей інструмент, ви зможете приймати ефективні рішення для розвитку бізнесу. Далі ви дізнаєтесь, як правильно реалізувати делегування.

Загальні відомості

Розглянемо, що таке делегування. Це передача певного комплексу завдань та повноважень підлеглим, та розподіл їх відповідно до посад співробітників. Допускається делегування обов’язків, що перебувають лише у зоні відповідальності та компетенції керівника.

Прикладом може бути підготовка презентації до зустрічі з діловими партнерами. Тут керівник генерує основну концепцію, а до безпосередньої реалізації проєкту приступають його підлеглі.

Ефективне делегування – це коли передача обов’язків має такий результат:

1. Вивільнення часу керівника, який він може використати для вирішення першочергових бізнес-завдань.
2. Підвищення кваліфікації персоналу. У даному контексті схема очевидна – отримуючи нові завдання з високим ступенем відповідальності, співробітник набуває досвіду та нових знань, що посилює його ефективність.
3. Можливість об’єктивної оцінки професійних якостей підлеглих, що виявляються у «бойових умовах». Те, як підлеглі пораються з делегованими завданнями, є хорошим показником їхньої кваліфікації, що може вплинути на подальші кадрові рішення.

Ефективне делегування завдань дозволяє не лише справлятися з поточними викликами. За грамотного підходу делегування сприяє зміцненню психологічної атмосфери в колективі. Виконуючи відповідальні завдання, співробітники розуміють мотивацію керівника та вимоги, які він висуває підлеглим.

Доцільність процедури

Делегування обов’язків здійснюється у розрізі наступних робочих моментів:

1. Дрібна рутина. Бронювання квитків, реєстрація на ділові заходи, залучення до роботи співробітників як штатних, так і у форматі аутсорсингу. Все це займає чимало часу, відволікає від ключових питань бізнесу, тому делегування таких завдань необхідне.
2. Підготовчі роботи. До цього комплексу входять вивчення та складання бази потенційних клієнтів, аналіз конкурентів, вибірка інформації для нових проєктів.
3. Допоміжні функції. Це може бути ведення документації, запити до державних органів та інше – все, чому можна легко навчити співробітника з метою вивільнення часу.
4. Вузькоспеціалізовані завдання. Вони не лише забирають час, а й часто перебувають поза компетенцією керівника. Прикладом є бухгалтерський облік, адміністрування даних тощо.
5. Разові та поточні процеси, наприклад, організація навчання персоналу, взаємодія з клієнтами.

Завдання можуть передаватися як співробітникам, які перебувають у штаті, так і запрошеним збоку працівникам у форматі аутсорсингу.

Основні принципи

Делегування завдань – це відповідальний процес. Він вимагає зваженого та диференційованого підходу. Наприклад, не можна делегувати повноваження, пов’язані з прийняттям рішень щодо ключових бізнес-питань, стратегічного планування, звільнення співробітників. Винятком є лише безпосередній заступник, який представляє інтереси компанії на момент відсутності керівника (відрядження, хвороба).

Делегування повноважень здійснюється лише особам, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні. Наприклад, менеджер вищої ланки не може одразу передати обов’язки пересічному фахівцю. Завдання отримує заступник, а той, своєю чергою, може делегувати їх співробітникам, що займають нижчі посади.

Передача повноважень здійснюється відповідно до законодавства та посадових інструкцій працівників, яким передаються завдання. Менеджер продовжує відповідати за їхні дії та повинен надавати їм підтримку. Щоб мінімізувати проблеми, слід чітко поставити завдання та визначити терміни виконання. Важливим нюансом є наявність у співробітника кваліфікації для подальшої роботи. Делегування повноважень бажано здійснювати своєчасно, аби людина мала змогу підготуватися.