Що таке процес онбордингу

Успішна адаптація – це далеко не формальність, а етап, від якого в майбутньому залежатимуть мотивація, продуктивність, лояльність до компанії і навіть тривалість співробітництва. Саме тому все більше уваги приділяється впровадженню та системному підходу до онбордингу. Цей процес є комплексом заходів, спрямованих на ефективне введення новачка в робоче середовище. Онбординг – це ціла система, яку важливо впроваджувати та розвивати в компаніях різних напрямків діяльності.

Що таке онбординг і його значення для компанії та працівників

Онбординг або адаптація персоналу, – це структурований процес введення нового співробітника в курс справ. Він охоплює перші дні, тижні, місяці його роботи в компанії. Основна мета – допомогти новачку швидше освоїтися в корпоративній культурі, зрозуміти очікування роботодавця та почати продуктивно працювати максимально швидко, як це можливо.

Якщо говорити з позиції співробітника, то для нього це можливість знизити стрес при виході на нову роботу, отримати ясність у завданнях і підтримку від колективу, наставника. Для роботодавця – ефективний інструмент зниження плинності кадрів, підвищення залученості та скорочення часу на досягнення робочої продуктивності.

Онбординг персоналу – це дії, які виходять за межі просто інструкцій, підписання документів. Це комплексна стратегія, до якої включено навчання, менторство, регулярний зворотний зв’язок, соціалізація та чітке структурування перших етапів у компанії.

Задачі онбордингу: як це полегшує життя новачку

Онбординг нового співробітника виконує відразу кілька важливих завдань, вони важливі для всіх сторін. І ось що він дає:

• швидку інтеграцію до команди. Адаптація допомагає познайомитися з колегами, налагодити з ними комунікацію, відчути себе частиною колективу та повноцінно до нього влитися;
• розуміння корпоративної культури. У тому числі включається знайомство з місією, цінностями, етичними нормами та правилами поведінки в команді. Це дасть можливість уникнути незручних ситуацій і загалом позитивно вплине на психологічний стан новачка;
• навчання та розвиток. Новачка забезпечують необхідними знаннями та інструментами для ефективного виконання обов’язків;
• зниження рівня стресу. Підтримка у перші тижні зменшить рівень стресу, що допоможе зберегти мотивацію, впевненість у своїх силах, особливо якщо це новий напрямок діяльності;
• підвищення продуктивності. Чим швидше новачок увійде до курсу справи, освоїться, тим раніше він почне приносити реальний результат. Правильна адаптація в такому разі дає відчутний результат і для компанії зокрема;
• утримання працівників. Якісний процес онбордингу безпосередньо впливає на рішення залишитися в компанії в перші місяці і надалі. Але це не означає, що адаптувати потрібно лише дуже цінні кадри – так треба робити з кожним новим співробітником незалежно від посади.

Розуміння того, що таке онбординг співробітника – це перший крок. Далі ми детально розповімо про цей процес.

Етапи онбордингу

Онбординг співробітників – це не одноденна подія, а поетапний процес, який потрібно планувати та витрачати на нього час і ресурси. Тільки в такому випадку він дасть результат. Можна виділити декілька етапів онбордингу залежно від термінів перебування того чи іншого співробітника на його новому робочому місці.

Попередній: до першого робочого дня

Цей етап починається ще до офіційного виходу працювати. Основна мета – створити відчуття турботи і того, що на нового співробітника чекають. Це має відчуватись як від колег, так і від керівництва.

Основні дії:

• надсилання вітального листа з інструкціями на перший день;
• надання необхідних документів: договорів, політики конфіденційності, інструкцій, корпоративної політики тощо;
• призначення куратора/наставника або ментора. Цей обов’язок потрібно покласти на досвідченого співробітника, оптимально – менеджера з персоналу, спеціаліста HR-відділу;
• підготовка робочого місця, техніки, доступів, якщо такі є, корпоративної пошти;
• інформування команди про прихід нового колеги.

Новачок відчуває, що на нього чекають, тому вийде на роботу з упевненістю та позитивом. Це стане хорошим стартом.

Перший день

Онбординг персоналу в перший день – це те перше враження, яке дуже часто формує ставлення до компанії. Важливо включити такі елементи:

• теплий прийом. Наприклад, зустріч з HR та/або керівником;
• ознайомча екскурсія офісом. Якщо співробітник віддалений, то онлайн огляд;
• презентація компанії: історія, місія, цінності. Однак ця частина має бути достатньо стиснутою, щоб не перевантажувати новачка інформацією;
• інструктаж з техніки безпеки, регламенту, правил поведінки;
• надання співробітником та оформлення необхідного пакету документів для працевлаштування;
• введення в структуру команди та знайомство з колегами;
• підключення до внутрішніх систем, якщо вони є.

Це все допоможе прибрати напругу в перший робочий день. Крім того, це початок створення почуття приналежності, закладання основи для майбутньої продуктивності.

Перший тиждень

Це етап, коли новачок починає вливатись у робочі процеси та взаємодіяти з командою. Акцент робиться на навчанні та зворотному зв’язку. Основні завдання цього етапу онбордингу:

• ознайомлення з посадовими обов’язками;
• проходження навчання. Це може бути внутрішні курси, документація, мікронавчання;
• регулярні зустрічі з ментором для перевірки адаптації;
• уточнення очікувань щодо цілей;
• введення у перші завдання під супроводом керівника.

На цьому етапі співробітник поступово змінює роль новачка активного учасника команди.

Перший місяць і далі

Як правило, випробувальний термін триває саме місяць або більше. За цей час вдається закріпити пройдений матеріал та розвинути автономність. Щоб усе пройшло добре, потрібно реалізувати такі задачі:

• проведення обговорення прогресу один на один з керівником, важливо регулярно давати зворотний зв’язок;
• максимальне занурення в командні процеси, участь у нарадах;
• постановка особистих цілей та формалізація очікувань;
• визначення сильних сторін та зон зростання;
• поступове залучення до всіх проєктів та ініціатив компанії.

Після трьох місяців роботи рекрутери рекомендують проводити адаптаційне інтерв’ю: як співробітник оцінює процес онбордингу. Важливо зрозуміти, що було ефективним, а що потрібно покращити. Це допоможе компанії в майбутньому, в тому числі автоматизувати багато процесів.

Найкращі практики і методи онбордингу

Онбординг в HR – це чіткість планування та впровадження перевірених підходів. Далі кілька практик, які допомагають перетворити адаптацію персоналу на системний інструмент. Конкретніше:

• welcome-програма. Це цифровий або фізичний пакет з інформацією про компанію, цінності, корпоративну культуру, очікування. Він може включати брендовану продукцію;
• призначення ментора. Новачок не повинен почуватися покинутим, тому для його супроводу необхідно призначити досвідченого колегу, наставника. Він супроводжуватиме його протягом місяця або довше за потребою. Тут багато залежить від конкретного профілю роботи;
• план онбордингу на 30-90 днів. Це така собі дорожня карта із завданнями, очікуваннями, цілями та мітками прогресу;
• мікронавчання. Являє собою короткі модулі або відео для поступового отримання знань. Такий формат виключить навантаження, але закладе базу;
• регулярний зворотний зв’язок. Його важливість складно переоцінити, адже заплановані зустрічі для перевірки настрою, розуміння матеріалів, усунення складнощів допоможуть новачкові відчути себе краще, своїм у колективі.

Звичайно, важливий етап – це ще й знайомство із командою, участь у подіях, інтеграція в корпоративне життя.

Поради з успішного онбордингу

Є кілька секретів успішного онбордингу, якими користуються відомі компанії, і це дає хороший результат. Серед них:

• невідкладний старт. Починати процес адаптації потрібно ще до першого робочого дня. А як це зробили, ми розповіли вище;
• залученість керівника. Його персональна увага підвищує мотивацію. Однак тут багато залежить від конкретної посади новачка та його посадових обов’язків;
• чіткість. Важливо зрозуміло і однозначно пояснювати, що робити, як, з ким взаємодіяти. Ясність – це дуже важливо;
• фокус на корпоративній культурі Це цінності компанії, які важливі анітрохи не менше, ніж посадові інструкції;
• облік індивідуальних особливостей Не всім новачкам потрібна однакова глибина супроводу.

Також важливий фактор, перш ніж новачок стане частиною штату – це вимір ефективності. Обов’язково потрібно отримати фідбек, зібрати дані про плідність роботи нових співробітників, задоволеність.

Типові помилки в онбордингу

Існує ряд помилок, які допускаються при впровадженні онбордингу. Насамперед це відсутність структури. За такого підходу адаптація хаотична, без плану. Відповідно, і результатів від неї очікувати не доводиться.

Друга поширена помилка – перенасичення інформацією в перший день. Новачок просто не встигає її засвоїти. В результаті губиться, з’являється невпевненість та нерозуміння.

Серйозна проблема – це відсутність зворотного зв’язку. Це може вказувати на те, що компанія просто не розуміє, де є складнощі та як їх усунути. Відповідно, і зворотного зв’язку не буде.

Іноді виникають проблеми з недостатньою соціалізацією, коли новачок фізично та психологічно ізольований від колективу. Потім влитися в нього вкрай складно. Важливий аспект – призначення наставника. Причому це має бути той співробітник, який готовий надати допомогу у разі потреби.

Ну і, звісно, ​​серйозна проблема – це онбординг «для галочки». Якщо підходити до адаптації формально, то й на результатів чекати не варто.

Висновки

Організація ефективного онбордингу – це виключення всіх наведених помилок. У цьому допоможе автоматизація, наприклад, використання вітальних листів, курси навчання. Також необхідно призначити відповідальних – лінійного керівника, ментора, HR.

Корисними будуть і цифрові інструменти: CRM для відстеження прогресу, LMS для навчання. Обов’язково побудувати зворотний зв’язок і проводити періодичні опитування, зустрічі один на один.

Результатами ефективного онбордингу стануть: зниження плинності кадрів, швидкий вихід на продуктивність, поліпшення залученості, позитивний вплив на HR-бренд, скорочення витрат на найм персоналу.