Інформаційна система управління персоналом (HRIS)

У сучасному бізнесі управління персоналом HRM перестало бути лише адміністративною функцією. Сьогодні це стратегічний процес, від якого безпосередньо залежать розвиток компанії, її конкурентоспроможність та ефективність. Інформаційний підхід до роботи з людьми став стандартом, і саме тут на допомогу приходить HRI-system — інноваційний інструмент, що дозволяє автоматизувати ключові процеси та працювати з даними про співробітників максимально прозоро та ефективно.

Експерт Sun One зазначає: «Компанії, які впроваджують HRI-систему, отримують комплексне програмне забезпечення для розвитку та підтримки персоналу, де кожен співробітник є цінним ресурсом, а процес стає керованим та прозорим».

Що таке HRIS і навіщо вона потрібна?

HRIS (human resource information system) — це інформаційна система, яка допомагає компаніям вести облік кадрів, аналізувати процеси та підтримувати стратегічний розвиток бізнесу. З її допомогою можна керувати наймом, адаптацією нових співробітників, навчанням, оцінкою результатів та багатьма іншими завданнями.

Система HRIS потрібна для того, щоб:

• зібрати всі дані про співробітників у одному місці;
• знизити кількість рутинних операцій;
• підвищити ефективність роботи відділу HR;

Таке програмне забезпечення допомагає значно покращити взаємодію між керівництвом та персоналом.

HRIS, HRMS і HCM: в чому різниця?

На ринку часто зустрічаються схожі терміни: HRIS, HRMS та HCM. Важливо розуміти їхні відмінності.

Система	Повна назва	Основне призначення
HRIS	Human resource information system	Фокус на облік і зберігання даних про співробітників, базові процеси
HRMS	Human resource management system	Розширені функції: рекрутинг, навчання, оцінка ефективності
HCM	Human capital management	Стратегічне управління персоналом, розвиток корпоративної культури

Human resource system — база, на якій будуються більш складні рішення. Програмний продукт — це фундаментальна перебудова підходу до управління людьми. Компанія, що впровадила HRIS, отримує не лише підвищення ефективності та зниження витрат, але й інструмент для розвитку корпоративної культури та утримання талановитих співробітників. Це величезна перевага за умов конкуренції за кадри.

Ключові функції HRIS

Сучасна система HRIS включає низку можливостей:

• облік кадрів та управління документами;
• моніторинг робочого часу та відпусток;
• управління наймом та адаптацією співробітників;
• навчання та розвиток персоналу;
• аналітика та прогнозування HR-процесів;

Такий функціонал програми допомагає компанії автоматизувати рутину і зосередитися на головному — розвитку співробітників і бізнесу.

Переваги впровадження HRIS для бізнесу

Експерт компанії Sun One зазначає: «HRIS management — не лише про інформацію та цифри, але й про створення середовища, в якому співробітник почувається залученим, а компанія отримує інструменти для зростання».

Основні переваги:

• економія часу HR-фахівців;
• зниження помилок в обліку;
• швидке опрацювання будь-якого запиту;
• поліпшення комунікації у компанії;
• зростання прозорості процесів.

Саме ці нюанси управління персоналом та автоматизації процесів, пов’язаних із даним відділом компанії, безпосередньо впливають на ефективність бізнесу.

Як обрати HRIS: основні критерії

Вибір правильної HRI-system —  це важливий етап, від якого залежить успіх впровадження. Ключові критерії:

1. Масштаб компанії. Малий бізнес потребує простих рішень, великі організації — комплексних систем з модульною структурою.
2. Інтеграція. Система має працювати у поєднанні з бухгалтерією, CRM та іншими корпоративними платформами.
3. Автоматизація. Чим вищий її рівень, тим менше ручної роботи у HR.
4. Зручність інтерфейсу. Його простота та інтуїтивність забезпечують активне використання співробітниками.
5. Аналітика. Можливість будувати прогнози та аналізувати дані є ключовою умовою для стратегічного управління.
6. Підтримка постачальника. Важливо, щоб компанія-розробник забезпечувала технічний супровід та оновлення.
7. Безпека. Робота з персональними даними потребує відповідності законодавчим нормам та високим стандартам захисту.

Добре обрана HRI-система стає надійним помічником компанії на роки наперед.

Етапи впровадження HRIS в компанії

Впровадження HRI-system — багатоетапний процес, що вимагає уваги та ресурсів. Основні кроки:

1. Аналіз поточного становища. Потрібно вивчити всі кадрові процеси, виявити слабкі місця та сформулювати проблеми.
2. Постановка цілей. Визначаються завдання: прискорення рекрутингу, підвищення точності обліку, покращення адаптації.
3. Вибір рішення. Порівнюються варіанти, проводиться тестування та приймається рішення.
4. Інтеграція. Система підключається до внутрішніх сервісів компанії, включаючи фінанси, документообіг, CRM.
5. Навчання персоналу. Важливо, щоб HR-фахівці та співробітники компанії вміли користуватися новим інструментом.
6. Запуск та контроль. Система впроваджується у робочі процеси, аналізуються результати, збирається зворотний зв’язок.
7. Оптимізація. Передбачає постійне доопрацювання та налаштування під нові запити бізнесу.

Поетапне та поступове впровадження HRIS знижує ризики та підвищує віддачу.

Типові помилки при впровадження HRIS та як їх уникнути

Нерідко компанії роблять помилки при впровадженні HRI-системи. Серед найпоширеніших:

1. Недооцінка масштабу. Проєкт зачіпає весь бізнес, а не лише HR-відділ.
2. Відсутність цілей. Без чіткого розуміння завдань не можна оцінити результат.
3. Слабке навчання. Без підготовки працівники опираються новим процесам.
4. Ігнорування безпеки. Робота з персональними даними потребує суворих правил.
5. Недостатня підтримка керівництва. Якщо топ-менеджмент не залучено, проєкт втрачає пріоритет.
6. Помилки в бюджеті. Витрати включають не лише покупку, а й інтеграцію, супровід та оновлення.

Щоб уникнути цих проблем, потрібно:

• чітко формулювати цілі та KPI-впровадження;
• виділити бюджет із запасом;
• організувати навчання працівників;
• залучати експертів;
• забезпечувати постійний контроль та підтримку керівництва.

Діючи поетапно та структуровано, ви зможете впровадити HRIS максимально результативно та знизити до мінімуму ризики провалу.

FAQ

Що таке система HRIS?
Це інформаційний інструмент для управління персоналом, що дозволяє вести облік, зберігати дані та автоматизувати ключові процеси HR.

Що таке система HRIS для управління персоналом?
Це HRI-система, що поєднує кадровий облік, рекрутинг, навчання, адаптацію співробітників та аналітику.

Що входить у систему управління персоналом?
Функції найму, ведення кадрового обліку, навчання та розвитку, аналіз ефективності, контроль часу та забезпечення безпеки.

Які є 5 типів HRIS?

1. Системи кадрового обліку.
2. Системи управління часом та відвідуваністю.
3. Системи рекрутингу.
4. Системи навчання та розвитку.
5. Системи аналітики і прогнозування.