Відпускні — це важлива частина системи трудових відносин, що відображає турботу роботодавця про баланс між роботою та відпочинком. Кожному працівнику належить час для відновлення сил, подорожей, особистих справ і просто перепочинку. Однак, окрім самого відпочинку, не менш важливий фінансовий аспект — виплата відпускних. Правильне розуміння строків, розрахунку та оподаткування допомагає уникнути конфліктів і зміцнює лояльність між працівником і компанією.
Відпускні: що означає поняття і навіщо вони потрібні працівнику
Якщо говорити просто, відпускні — це грошова компенсація, яку роботодавець зобов’язаний надати працівникові на час його відпустки. Ці виплати забезпечують фінансовий баланс — можливість відпочивати, не втрачаючи заробіток.
Згідно із законодавством, кожен працівник має право на щорічну відпустку тривалістю не менше 24 календарних днів. Це закріплено в трудовому законодавстві України. Таким чином, відпускні за законом — це обов’язок, а не добра воля компанії.
Експерт компанії Sun One зазначає:
«Регулярна і своєчасна оплата відпустки — це не лише дотримання закону, а й важлива частина культури турботи про співробітників. Вона підвищує лояльність, покращує продуктивність і формує довіру до роботодавця».
Коли і хто виплачує відпускні за законом
За законом України роботодавець зобов’язаний здійснити виплату відпускних не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Це правило закріплено у статті 115 КЗпП України.
Отже, коли виплачують відпускні?
- за три календарних дні до першого дня відпустки;
- якщо компанія порушує цей строк, її можуть притягнути до відповідальності.
Багатьох також цікавить питання, хто виплачує відпускні. Цей обов’язок несе роботодавець, тобто компанія, з якою укладено трудовий договір. Навіть якщо персонал працює на аутсорсі, відповідальність за виплату і правильний розрахунок лежить на стороні, зазначеній у договорі.
Як розраховуються відпускні: формула і приклад розрахунку
Щоб розуміти, що таке відпускні гроші і як їх обчислюють, варто розібрати формулу.
Формула розрахунку відпускних:
Сума відпускних = Середній денний заробіток × Кількість днів відпустки.
Середньоденний заробіток визначається як загальна сума заробітної плати за останні 12 місяців, поділена на кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за вирахуванням лікарняних і днів відрядження). Раніше з розрахунку також виключалися святкові дні, але на період воєнного стану їх не виключають.
Приклад розрахунку:
| Показник | Значення |
| Загальний заробіток за рік | 240 000 грн |
| Кількість календарних днів | 365 |
| Середньоденний заробіток | 657,53 грн |
| Тривалість відпустки | 14 днів |
| Сума відпускних | 9205,42 грн |
Таким чином, оплата відпустки розраховується, виходячи з фактичного заробітку та тривалості відпочинку.
Оподаткування та бухгалтерський облік відпускних
Багато працівників дивуються, чому відпускні виявляються меншими за звичайну зарплату. Все просто: на них також поширюються податкові зобов’язання.
З відпускних утримуються:
- податок на доходи фізичних осіб (18%);
- військовий збір (5%);
- єдиний соціальний внесок (22%) — за рахунок роботодавця.
Це важливо враховувати під час планування відпустки та власної фінансової стабільності.
Як зазначає експерт Sun One:
«Правильне ведення бухгалтерського обліку відпускних допомагає компанії підтримувати фінансову безпеку, дотримуватися вимог законодавства та уникати штрафів».
Чому важлива прозорість виплат для бізнесу?
Коли компанія чітко пояснює порядок оплати відпустки, це підвищує довіру співробітників. У прозорих процесах немає місця непорозумінням — кожен знає, скільки і коли отримає. Це зміцнює мотивацію, знижує плинність кадрів і сприяє підвищенню загальної ефективності команди.
Своєчасні відпускні — це не просто бухгалтерська формальність, а інструмент підтримки персоналу, запорука добробуту та продуктивності, а також частина здорового фінансового балансу в компанії.
Часті помилки при розрахунку відпускних
Навіть досвідчені бухгалтери інколи допускають неточності під час нарахування відпускних. Найчастіше це пов’язано з неправильним визначенням розрахункового періоду або неуважністю до святкових днів.
Типові помилки:
- під час розрахунку з загальної кількості днів виключають святкові та вихідні;
- не враховують зміну окладу або підвищення зарплати;
- пропускають премії, які входять у розрахунок;
- порушують строки виплати.
Варто також враховувати періоди, коли працівник не працював: лікарняні, відгули або неоплачувана відпустка. Ці дні виключаються з розрахункового періоду. Якщо бухгалтер цього не зробить, сума буде меншою, ніж передбачено законом, що знижує лояльність співробітників.
Не менш важливо правильно визначати дату виплати відпускних. Якщо компанія перерахує кошти пізніше, ніж за три дні до початку відпустки, це вважається порушенням закону. Навіть якщо працівник не заперечує, під час перевірки можуть накласти штраф. Тому роботодавець має вибудовувати чіткий графік виплат і слідкувати за своєчасністю.
Деякі компанії помилково вважають, що якщо працівник бере відпустку частинами, можна оплачувати лише одну частину наперед, а решту — після. Це неправильно: вся сума відпускних має бути виплачена до початку відпочинку.
Після завершення відпустки важливо перевірити всі нарахування та за потреби звернутися до відділу кадрів або бухгалтерії. Якщо є неточності, працівник має право вимагати перерахунку згідно із законодавством.
Відповіді на часті питання щодо виплати відпускних
Як нараховуються відпускні в Україні?
Відпускні нараховуються виходячи з середнього заробітку за останні 12 місяців. У розрахунок входять оклад, премії, надбавки та інші регулярні виплати.
Як і скільки платять відпускні?
Розмір виплати залежить від середньої зарплати та тривалості відпустки. Роботодавець зобов’язаний виплатити їх не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Як розрахувати відпускні?
Використовується стандартна формула: середньоденний заробіток × кількість днів відпустки.
Коли виплачуються відпускні?
За законом — за три дні до початку періоду відпочинку.
Чому відпускні зазвичай менші за зарплату?
Тому що з них утримуються ті самі податки, що й із зарплати: ПДФО, військовий збір та ЄСВ.
Що не входить у розрахунок відпускних в Україні?
Не враховуються: матеріальна допомога, лікарняні, відрядження, компенсації за відгули та неперіодичні премії.